چرا کارکنان دانش خود را به اشتراک نمی‌گذارند‌؟

شرکت‌ها از کارکنانشان می‌خواهند تا آنچه می‌دانند را با بقیه به اشتراک بگذارند. در همین راستا تحقیقی انجام شده که نشان می‌دهد این کار به خلاقیت بیشتر و عملکرد بهتر برای افراد، تیم‌های کاری و سازمان‌ها منجر خواهد شد.

اما همچنان که شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا اشتراک دانش را رواج دهند (مثلا با جانمایی کارکنان در فضاهای بزرگی که با هم بیشتر در ارتباط باشند)، خیلی از کارکنان آنچه می‌دانند را بروز نمی‌دهند- پدیده‌ای که به احتکار دانش یا اختفای دانش مشهور است.

بررسی‌های ما در تحقیقی سه یافته کلیدی در پی داشت:

▪️اول اینکه چرا افراد دانششان را نشر می‌دهند یا مخفی می‌کنند دلایل مختلفی دارد.
▪️دوم، افراد عمدتا در محیط‌های با استقلال عمل بیشتر و شغل‌هایی که از نظر شناختی دشوار هستند مایلند دانش خود را به اشتراک بگذارند.
▪️سوم، چنانچه این افراد بدانند که همکارانشان به ایشان وابسته هستند، بیشتر دلشان می‌خواهد دانش خود را پنهان کنند.
اکنون بیایید به هرکدام از این موارد نگاهی بیندازیم.

◀️ انگیزه افراد برای اشتراک یا پنهان کردن دانش چیست؟

نتایج به‌دست‌آمده نشان می‌داد که اشتراک دانش هرگاه کارکنان به صورت داوطلبانه این کار را انجام داده باشند خوشایندتر است. در مقابل، زمانی که افراد از بیرون مجبور به این کار شده باشند دلشان می‌خواهد دانششان را پنهان کنند (یا باید حرف گوش‌کن باشم یا قید کارم را بزنم!).

 این یعنی اگر به جای اینکه بگذاریم کارکنان ارزش اشتراک دانش را درک کنند، اجبارا وادارشان کنیم دانششان را به اشتراک بگذارند چندان کارکردی ندارد.
به‌عبارتی اگر کارکنان اهمیت اشتراک دانش را که به دستیابی به اهداف واحد یا سازمان منجر می‌شود درک نکنند، تمایلی به اشتراک دانش نخواهند داشت. تازه اگر افراد بفهمند که با این کار یک مزیت رقابتی را هم از دست خواهند داد بیشتر نسبت به افشای اطلاعات بی‌انگیزه می‌شوند.

◀️ چه نوع شغلی به اشتراک‌گذاری یا پنهان کردن دانش منجر می‌شود؟

به خاطر اینکه از نظر شناختی، کار مورد تقاضا می‌تواند بیشتر جذاب و برانگیزاننده باشد و همچنین دشوارتر و چالشی‌تر است، انتظار می‌رود که در این حالت افراد هم از اشتراک اطلاعات لذت می‌برند و هم اینکه نیاز بیشتری به اشتراک پیدا می‌کنند.

به طور مشابهی چون داشتن اختیار عمل بیشتر در شغل یک نفر آن را معنادارتر می‌کند، انتظار داریم که شاهد گرایش به اشتراک بیشتری باشیم.
وقتی شغل افراد با تقاضای شناختی و اختیار عمل آمیخته باشد، افراد می‌توانند دانشی را که مفید باشد بیشتر انتقال بدهند.

◀️ وقتی افراد به شما وابسته می‌شوند چه اتفاقی می‌افتد؟

اگر به دانش همکارتان تکیه کنید تا بتوانید وظایفتان را به خوبی انجام دهید ممکن است خودتان هم مایل باشید دانشتان را با ایشان به اشتراک بگذارید. ولی تحقیقات نشان داد که وقتی افراد بفهمند بقیه به آنها وابسته هستند، احساس می‌کنند که برای اشتراک دانش تحت‌فشارند و برای همین سعی می‌کنند پنهان‌کاری کنند.

این مساله به‌خاطر این است که مثلا سوالات زیاد همکاران وقت آنها را بیشتر می‌گیرد. در ضمن چون افراد اغلب وظایفشان را اولویت‌بندی می‌کنند وقتی پای اشتراک دانش وسط بیاید خدا خدا می‌کنند اگر چیزی از آنها پرسیده شد بلد نباشند!

دلایل تنفر کارمندان از مدیران!

۴۳ درصد کارکنان می‌گویند که کارهای خوب آنها دیده نمی‌شود!

بسیار دیده می‌شود که خیلی از کارمندان در سازمان ناخشنودند؛ چرا که بر این باورند که مدیر آنها به کار خوبشان ارج نمی‌دهد.

زمانی که کارمندان شما تصمیمات خوبی می‌گیرند، کمک شایان توجهی در خلال جلسات می‌کنند و یا ایده‌های نویی را مطرح می‌کنند، مشتاق تشویق و بازخور مثبت هستند. اما اغلب سرپرستان و مدیران سازمانی در تمجید و تقدیر از آنها دچار کوتاهی می‌شوند!

یکی از نشانه‌های یک سازمان سالم، وجود جوی مبتنی بر تقویت مثبت و قدرشناسی است. در این سازمان‌ها باید از سرپرستان شنید که به کارکنان می‌گویند:

▪️نکته خوبی است!
▪️واقعا قابل ستایش است!
▪️چه خوب، چه عالی!
▪️مرسی

از دلایل عمده ای که مدیران در تقدیر از کارکنان خود کوتاهی می‌کنند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱. آنها کارکنان را برای بهره‌کشی و سخت‌کوشی بدون تشکر می‌خواهند.

۲. آنها به کارکنان به چشم هزینه تا یک دارایی با ارزش و سرمایه‌گذاری می‌نگرند.

۳. اغلب اوقات درک نمی‌کنند که تقدیر و شناسایی چقدر برای کارکنان اهمیت دارد.

۴. آنها فاقد سطح مناسب هوش عاطفی هستند و تشکر از کارکنان را کاری بیزارکننده و عبث می‌دانند!

۵. خودشان هرگز مورد تقدیر سرپرستان‌شان قرار نگرفته‌اند!

منبع: impact

کانال تلگرامی عشق پول،دنیای تجارت کلیک کنید

مدیران محترم! به آینه نگاه کنید...

برخی مدیران که تعدادشان هم رو به افزایش است، فکر می‌کنند داشتن رفتار بد با دیگران مسیری به سوی موفقیت شخصی است. بسیاری از کارشناسان هم این مدیران را تحسین می‌کنند.

مدیران قلدر به افراد و سازمان‌ها آسیب می‌زنند. تحقیقات مختلف نشان می‌دهد افرادی که با بی‌ادبی، توهین و تحقیر مواجه می‌شوند، عملکردشان تحت‌تاثیر قرار می‌گیرد؛ از جمله مهارت‌های تصمیم‌گیری، بهره‌وری، خلاقیت و تمایل به سختکوشی و کمک به همکاران.

هرچقدر جایگاه شما در سازمان بالاتر رود، ریسک بی‌احساس بودن نسبت به دیگران افزایش می‌یابد. تحقیقات زیادی نشان می‌دهند قدرتمند بودن و احساس قدرت داشتن باعث می‌شود افراد بیشتر بر خواسته‌های خودشان متمرکز شوند و نسبت به نیازها و احساسات دیگران بی‌توجه باشند.

انسان‌ میل شدیدی به انکار و فریب دارد. اغلب ما اطلاعی در مورد نقص‌های خودمان نداریم و حتی وقتی به کمبودها اعتراف می‌کنیم، شدت و اثرات منفی آن را دست‌کم می‌گیریم.

دنیل کانمن، برنده جایزه نوبل، معتقد است مشکل اعتمادبه‌نفس بیش از حد، مخرب‌ترین سوگیری بشر است. در این حالت، افراد دوست دارند تصویری تحریف شده و بیش از حد مثبت از خود به نمایش بگذارند و اطلاعات منفی در مورد خودشان را انکار کنند. بیشتر ما اگر می‌خواهیم بدانیم چه زمانی به افراد آسیب‌زننده تبدیل می‌شویم، باید بر جانبداری‌های‌مان غلبه کنیم.

این را در نظر بگیرید که بیش از ۵۰ درصد مردم آمریکا می‌گویند مدیران قلدر را تجربه کرده‌اند، اما کمتر از یک درصد به اینکه چنین رفتاری دارند، اعتراف می‌کنند. این یعنی بسیاری از افراد مخرب در محیط کار به گناه‌های خود اعتراف نمی‌کنند و یا حتی از اینکه چنین رفتاری دارند، ناآگاهند.

هایدی هالورسون، روانشناس دانشگاه کلمبیا می‌گوید: کلید خودآگاهی درون مغز ما پیدا نمی‌شود، بلکه باید کشف کنیم دیگران چه دیدی نسبت به ما دارند؛ حتی اگر این واقعیت خوشایند ما نباشد.

اوضاع زمانی بدتر می‌شود که مدیران نخواهند واقعیت را بشنوند. اگر سعی کنید واقعیت را بشنوید، ریسک داشتن رفتار بد با دیگران را کم می‌کنید.
هرقدر شکاف بین دیدی که نسبت به خودمان داریم و دیدی که دیگران نسبت به ما دارند بیشتر شود، روابط بدتر خواهد شد. بنابراین پذیرفتن اینکه نظر دیگران نسبت به ما چیست، دستاورد خوبی محسوب می‌شود.

به هر حال، برای اینکه به چنین دستاوردی برسید، به افرادی نیاز دارید که شما را بشناسند و واقعیت را از شما پنهان نکنند؛ افرادی که هر بازخوردی را از آنها بپذیرید. اگر موضوع بدی را در موردتان می‌گویند، تشکر کنید و جبهه نگیرید.

نویسنده: Robert I. Sutton

کانال تلگرامی عشق پول،دنیای تجارت کلیک کنید

چطور روابط کاری موفقی با همکارانمان داشته باشیم؟

گاهی در محل کار گفتگوهایی میان همکاران به وجود می‌آید که در نهایت به چالش‌های حل نشدنی تبدیل می‌شود. اگر از جمله افرادی هستید که خیلی رابطه‌ عمیقی با همکارانتان ندارید و در روابط کاری موفق نیستید، باید هنر گفتگو را بیاموزید و بدانید چگونه بر این مشکل غالب شوید.

معمولاً در ادارات و سازمان‌ها همکاران به بهانه‌های مختلف با هم بحث‌وجدل می‌کنند و در گفتگوهایشان دچار مشکل هستند.
در ادامه نکاتی را بیان می‌کنیم که هنر گفتگو با همکاران را به شما می‌آموزد.

احترام متقابل را در نظر بگیرید

باید با ذهنی مثبت و باز وارد گفتگو شوید و در رابطه با همکارانتان، احترام را برای خود و طرف مقابل بخواهید. گاهی برای جلوگیری از بحث‌وجدل، مدام حرف‌هایی که می‌خواهیم بزنیم را در ذهنمان مرور می‌کنیم. باید در گفتگو با همکارانتان شنونده‌ خوب، جواب دهنده خوب و ناظر خوبی نیز باشید.

صادقانه حرف بزنید

با همکاران خود رابطه صادقانه و محترمانه داشته باشید تا یک رابطه‌ متقابل میان شما ایجاد شود. شاید گفتگویی میان شما به وجود آید که از نظر فرهنگی و شخصیتی با طرف مقابل اختلاف زیادی داشته باشید، در این مواقع از او بخواهید بگوید چه درکی از حرف‌های شما داشته و در زمان تکرار صحبت‌ها، تلاش کنید گفتگوی‌تان را به سمتی ببرید که نتیجه‌ آن مشخص شود.

به سادگی از مسائل با اهمیت نگذرید

شاید در گفتگوها از برخی مسائل مهم عبور کنید و به خود بگویید بعداً این موضوع را مطرح خواهم کرد، در این صورت باید دیدگاه خود را تغییر دهید و همان موقع تمام مسائل را بازگو کنید. باید هر چیزی که نیاز است را به زبان آورید تا به یک راه حل مناسب برسید. البته این کار کمی ریسک دارد، اما باید به طرف مقابل هم اجازه دهید در مورد مسائل مطرح شده فکر کند تا به یک نتیجه‌ مناسب دست یابید. سعی کنید در گفتگوها محترمانه، صادقانه و خلاقانه رفتار کنید و جلو بروید.

منتظر نتایج مثبت باشید

در گفتگوهای خود مدام در ذهنتان بگویید: "نتیجه این گفتگو تأثیر فوق‌العاده‌ای در بهبود روابط خواهد داشت." روی نتایج گفتگوهایتان که سبب ایجاد روابط متقابل می‌شود تمرکز کنید. وقتی روی خروجی مثبت متمرکز شوید، در گفتگو با همکارانتان که با آن‌ها مشکل دارید و مدام از شما انتقاد می کنند موفق خواهید شد، زیرا ذهن شما به دنبال دست یابی به این هدف است.

کانال تلگرامی عشق پول،دنیای تجارت کلیک کنید

چگونه یک شغل رویایی داشته باشیم؟

در اینجا قصد داریم شما را با شش استراتژی کاربردی در دنیای امروز برای رشد و تعالی فردی، فرصت‌های حرفه‌ای و در نهایت دست‌یابی به شغلی رویایی آشنا کنیم:

۱. ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید

اشتراک‌گذاری ایده‌های شخصی در دنیای امروز بسیار ساده‌تر از قبل شده است، و شما دیگر نیازی به کسب مجوزهای قانونی خاصی از مقامات ذی‌صلاح ندارید تا در نهایت بتوانید محصول یا ایده‌ی خود را تجاری نموده و از آن کسب منفعت کنید.

۲. شبکه خود را توسعه دهید

امروزه با وجود انواع و اقسام شبکه‌های اجتماعی تمامی افراد تریبونی برای خود دارند که می‌توانند از طریق آن به ترویج و تبلیغ خود و خدمات نوآورانه‌شان بپردازند.

۳. از منابع آن‌لاین به خوبی سود ببرید

این روزها هر کسی خود را به گونه‌ای در عرصه‌ی آن‌لاین مطرح می‌نماید، که می‌تواند یک وبلاگ شخصی، حساب شبکه‌های اجتماعی یا حتی یک حساب پست الکترونیکی ساده باشد. بدین ترتیب می‌توانید بکوشید تا یک ارائه‌ی بسیار خوب از خود را در بستر آن‌لاین داشته باشید

۴. از تجربیات آنلاین خود پول بدست آورید

اگر شما علاقه‌مند به بستر آنلاین و شبکه‌های اجتماعی هستید، این حضور آن‌لاین می‌تواند از منظر دیگری برای شما کسب پول کند و جالب است بدانید بسیاری از افراد، سازمان‌ها و شرکت‌ها نیازمند همان تخصص‌های پیش پا افتاده‌ای هستند که شما دارید!

۵. دورکاری یعنی کار کردن در زمان‌های دلخواه

امروزه شرکت‌ها ترجیح می‌دهند با توجه به هزینه‌های بالای به کارگیری پرسنل تمام وقت، از کارکنان نیمه وقت بهره ببرند. شاید شما هم بتوانید در این زمینه کار خوبی پیدا کنید که بتوان آن را به صورت دورکاری انجام داد.

۶. بارور شوید

شرکت‌های مختلف به دنبال کارکنان توانمندی هستند که از پس انجام امور آن‌لاین برآیند؛ پس اگر بتوانید جنبه‌های مثبت شخصیت خود را به آن‌ها نشان دهید می‌توانید با کنار زدن رقبای تحصیل کرده در نهایت کار را از آن خود نمایید. بدین ترتیب خواهید توانست به شغل مورد نظر خود دست پیدا کنید.

کانال تلگرامی ما

https://t.me/eshghepool

چگونه یک شغل رویایی داشته باشیم؟

@eshghepool

در اینجا قصد داریم شما را با شش استراتژی کاربردی در دنیای امروز برای رشد و تعالی فردی، فرصت‌های حرفه‌ای و در نهایت دست‌یابی به شغلی رویایی آشنا کنیم:

1 ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید

اشتراک‌گذاری ایده‌های شخصی در دنیای امروز بسیار ساده‌تر از قبل شده است، و به آسانی محصول یا ایده‌ی خود را تجاری نموده و از آن کسب منفعت کنید.

2 شبکه خود را توسعه دهید

امروزه با وجود انواع و اقسام شبکه‌های اجتماعی تمامی افراد تریبونی برای خود دارند که می‌توانند از طریق آن به ترویج و تبلیغ خود و خدمات نوآورانه‌شان بپردازند.

3 از منابع آن‌لاین به خوبی سود ببرید

این روزها هر کسی خود را به گونه‌ای در عرصه‌ی آن‌لاین مطرح می‌نماید، که می‌تواند یک وبلاگ شخصی، حساب شبکه‌های اجتماعی یا حتی یک حساب پست الکترونیکی ساده باشد. بدین ترتیب می‌توانید بکوشید تا یک ارائه‌ی بسیار خوب از خود را در بستر آن‌لاین داشته باشید

4 از تجربیات آنلاین خود پول بدست آورید

اگر شما علاقه‌مند به بستر آنلاین و شبکه‌های اجتماعی هستید، این حضور آن‌لاین می‌تواند از منظر دیگری برای شما کسب پول کند و جالب است بدانید بسیاری از افراد، سازمان‌ها و شرکت‌ها نیازمند همان تخصص‌های پیش پا افتاده‌ای هستند که شما دارید!

5 دورکاری یعنی کار کردن در زمان‌های دلخواه

امروزه شرکت‌ها ترجیح می‌دهند با توجه به هزینه‌های بالای به کارگیری پرسنل تمام وقت، از کارکنان نیمه وقت بهره ببرند. شاید شما هم بتوانید در این زمینه کار خوبی پیدا کنید که بتوان آن را به صورت دورکاری انجام داد.

6 بارور شوید

شرکت‌های مختلف به دنبال کارکنان توانمندی هستند که از پس انجام امور آن‌لاین برآیند؛ پس اگر بتوانید جنبه‌های مثبت شخصیت خود را به آن‌ها نشان دهید می‌توانید با کنار زدن رقبای تحصیل کرده در نهایت کار را از آن خود نمایید. بدین ترتیب خواهید توانست به شغل مورد نظر خود دست پیدا کنید.

منتورینگ چیست؟

اصطلاحات کوچینگ(coaching) و منتورینگ (mentoring) با شروع استارت‌آپ‌ها بیشتر مطرح شده اند و امروز در زمینه کسب‌و‌کار نیز استفاده می‌شوند و معمولا به‌جای یکدیگر به‌کار می‌روند. به همین دلیل در بسیاری از سازمان‌ها، از یک منتور انتظار دارند مسوولیت‌های کوچینگ را هم به‌عهده بگیرد. اما به‌رغم باور عموم این دو مقوله یعنی منتور و کوچ تفاوت‌های زیادی با یکدیگر دارند. برای اینکه تفاوت میان این دو را بدانیم و از دستاوردهایی که هرکدام برای کسب‌و‌کارمان به ارمغان می‌آورند مطلع باشیم، باید ابتدا با مسوولیت‌های مخصوص هر یک آشنا شویم.

منتور کیست؟

 به زبان ساده یک منتور کسی است که دانش، تخصص و مشاوره خود را به کسانی که تجربه کمتری دارند ارائه می‌دهد. منتور با بهره‌گیری از تجربه و مهارت‌های خود، کارمندانش را در مسیر درست هدایت می‌کند. یک منتور به کارمندان تازه‌کار برای یافتن فرصت‌های رشد حرفه‌ای، به‌دست آوردن اعتماد‌ به‌نفس و بهبود مهارت‌های فردی کمک می‌کند. این کمک و حمایت بر اساس تجربه‌ها و آموخته‌های شخصی منتور است که باعث جلب اطمینان بیشتر از جانب کارمندان خواهد شد.

وظایف یک منتور چیست؟

همان‌طور که گفته شد، یک منتور کسب‌و‌کار با توجه به رشد حرفه‌ای و توسعه مهارت‌های بین فردی و متقابل کارمندان تازه کارش، از آنها حمایت و پشتیبانی می‌کند و به‌ویژه او کمک می‌کند تا این کارمندان گزینه‌ها و انتخاب‌های حرفه‌ای خود را کشف کنند، اهداف توسعه را تعیین کنند، ارتباطات جدید ایجاد کنند و منابع را به خوبی شناسایی کنند. در این روش، یک منتور به عنوان الگو و مشاوری حرفه‌ای برای کارمندان عمل می‌کند. نقش یک منتور بر اساس نیازهای متغیر کارمندان تازه‌کار در طول زمان، تکامل پیدا می‌کند. در اغلب موارد، روابط منتورینگ غیررسمی است، درحالی‌که چنین روابطی هرازچندگاهی می‌تواند رسمی‌تر باشد.

 در روابط منتورینگ رسمی، منتورها روش‌های از پیش تعیین شده و ساختاریافته‌ای را برای تعیین و تنظیم انتظارات واقع‌بینانه، به‌دست آوردن و افزایش منافع متقابل و ارتقای کیفیت کارمندان دنبال می‌کنند.منتورهای خوب همیشه تمایل دارند تا مهارت‌ها و دانش خود را با کارمندان جوان به اشتراک بگذارند و از آنجایی که آنها هم مانند کارمندان تازه‌کار با همین چالش‌ها مواجه شده‌اند، می‌توانند با همدلی بیشتر با نیازهای آنان برخورد کنند. منتورها برای الهام بخشی و ایجاد اطمینان و اعتماد در عملکرد خود، نگرش مثبت و تمایل به مقابله با مشکلات را دارند. این ویژگی به آنها کمک می‌کند که با کارمندان جوان در مورد اهداف و دغدغه‌های حرفه‌ای راحت‌تر بحث کنند.از دیدگاه کسب‌وکار، منتورها به کارمندان در بالا بردن اعتماد به‌نفس، توسعه مهارت‌ها و افزایش اعتبار آنها کمک می‌کنند و کارمندانی که دارای اعتماد به‌نفس و رضایتمندی هستند، سازمان را به جلو هدایت می‌کنند و به همین دلیل کسب‌و‌کارها در حال حاضر تمرکز خود را بر شناسایی برنامه‌های منتورینگ صحیح، راهبردی و حمایتی قرار داده‌اند.

به زبان ساده تر کوچینگ بر افکار و انگیزه های درونی فرد و روابطش و تشخیصدعلاقمندی ها و استعداد هایش تمرکز دارد و منتورینگ بر انتقال تجربیات آزموده شده ی موفقیت تاکید دارد.
به نظر میرسد روند موفقیت اینگونه است:
در همراهی مربی کوچینگ این فرد است که باید خود رابشناسد با توانمندی های خود آگاه شود راه صحیح و تصمیمات درستی برای زندگی اش بگیرد و سپس با راهنمایی های تکنیکال هر حرفه توسط یک منتور به اهدافش برسد.

مثال نه چندان علمی ولی کمک کننده
فرض کنید نوجوانی که توسط پدر و مادر به عنوان مربی (کوچ)تربیت میشود ،و توسط مربی های دیگر (منتور)تخصص می آموزد مثل رانندگی ،نقاشی...

بسیاری از افراد دانش زیادی را توسط منتورها کسب میکنند ولی در کار خود موفق نیستند چون از کوچینگ بهرمند نبوده اند خود علایق و توانمندی هایشان رانمیشناسند و عمر خود را بدون آگاهی فقط صرف آموزش های مختلفی میکنند که ثمری برایشان ندارد.

کانال تلگرامی ما

https://telegram.me/joinchat/CpyMq0BT2QhELQqOq49UFg

پشتیبان مالي مناسبی نداشته‌ایم

 اشتباه‌هاي فاحش در مديريت پروژه

چند سال قبل به عنوان مدیر ارشد برنامه‌ای انتخاب شدم که یکی از اهدافش عبارت بود از یکپارچه کردن تعدادی از سیستم‌های سفارش‌گیری نامتجانس به یک سیستم واحد که همه‌ نیازهای مدیریت سفارش شرکت را پشتیبانی می‌کرد.

پنج مدیر برنامه با من کار می‌کردند که هر کدام از آنها مشتری مربوطه خود را بالاجبار در پروژه مشارکت می‌دادند. پروژه توسط سازمان فناوری اطلاعات پشتیبانی می‌شد و از جانب مالک کسب‌وكار هیچ گونه پشتیبانی صورت نمی‌گرفت. پروژه برای دو ماه به کندی پیش رفت زیرا مشتریان دائما می‌پرسیدند که چرا باید در پروژه‌ای کار کنند که تحت رادار مدیریت آنها قرار ندارد. در نهایت صبر کارفرما به سر آمد و از مدیر فناوری اطلاعات و مدیر ارشد برنامه (یعنی من) خواست تا جلسه‌ای داشته باشیم. جلسه با خطاب کارفرما به مدیر فناوری اطلاعات شروع شد: «چه کسی به تو گفت که این پروژه را انجام دهی؟» در این دقیقه کاملا مشخص بود که این لحظه قطعا نمی‌تواند یکی از لحظات درخشان مدیریت من در پروژه‌‌ها باشد. از آنجا که این جلسه بسیار ناراحت‌کننده بود، من درسی بسیار مهم آموختم: مطلقا و بی‌تردید، در همان ابتدای کار از پشتیبانی پروژه اطمینان حاصل کنید، در غیراین صورت هر چه دیدید از چشم خودتان دیده‌اید.

برای هر پروژه‌ای، ضروری است که سطح درخوری از پشتیبانی پروژه را کسب کنید. پشتیبان ایده‌آل پروژه، برای پروژه شما، مشخصه‌های زیر را دارا است:

• او مستقیما درد شرایط موجود را حس می‌کند و مستقیما از حاصل انجام این پروژه منتفع می‌شود.

• او فعالانه در تنظيم بیان ماموریت پروژه کمک می‌کند.

• او در جایگاه تصمیم‌گیری قرار دارد تا به وقت نیاز منابع را تامین کند یا از/به سایر پروژه‌ها بازتخصیص کند؛ در اين صورت مي‌تواند اطمینان حاصل کنید که پروژه شما می‌تواند با موفقیت کامل شود.

• او حاضر است برای پروژه‌ شما با مدیران نظیر خود رایزنی کند؛ البته اگر در گرفتن چیزی از سایر سازمان‌ها احساس نیاز کردید.

• او مایل است که شما را به طور منظم ببیند تا اطمینان یابد که شما آنچه را که برای موفقیت لازم است کسب می‌کنید.

• او مایل است تا تصمیمات مشکلی را اتخاذ کند که ممکن است جالب نباشند، اما بهترین منافع را به کسب‌وکار می‌رسانند.

• او جایگاه بالایی در سازمان دارد و پشتیبانی‌اش می‌تواند موفقیت پروژه را تضمین کند.

اکنون تصدیق می‌کنم که شما به عنوان مدیر پروژه، کنترل بسیار زیادی روی پشتيبان پروژه دارید. با این همه، مهم است که با پشتکار تلاش کنید تا پشتیبان پروژه خود را مدیریت نمایید تا اطمینان حاصل کنید که آنچه را از او نیاز دارید، کسب می‌کنید.

بر حسب گستره‌ کاری پروژه‌تان، ممکن است وجود یک کمیته رهبری در محل، علاوه بر پشتیبان پروژه، مفید باشد. کمیته‌ رهبری شما معمولا از مدیران اصلی سازمان‌های ذینفع شما تشکیل شده‌اند. کارکردهای‌ اصلی کمیته راهبری عبارتند از:

• یک بدنه تصمیم‌گیری درباره مسائل اصلی‌ای باشد که نمی‌تواند توسط تیم پروژه حل و فصل شود.

• هر مانعی را که تیم پروژه با آن دست به گریبان است، از سر راه پروژه حذف کند

• پشتیبان هر گونه تغییر و نتیجه‌ای باشد که تیم پروژه برای سازمان مربوطه به بار آورده است.

• درباره‌ جنبه‌های کلیدی طراحی و اجرا، به تیم پروژه راهنمایی و مشاوره ارائه دهد.

• به مدیر پروژه کمک کند تا منابع لازم برای پروژه را تضمین نماید.

• درباره‌ مسائل اصلی که ورای اختیارات کمیته راهبری است، پیشنهاداتی به پشتیبان پروژه ارائه کند

نیاز است تصمیم بگیرید که آیا کمیته راهبری برای پروژه‌‌ شما مفید است یا خیر. برخی معیارها که من در پروژه‌ها به کار برده‌ام، عبارتند از:

• ذی‌نفعان متعددی وجود دارند که مستقیما تحت تاثیر نتایج پروژه قرار می‌گیرند

• کارشناسان متخصص داخلی یا خارجی وجود دارند که می‌توانند راهنمایی کارکردی، تکنیکی یا اجرایی به تیم پروژه ارائه نمایند

• پشتیبان پروژه زمان محدودی را می‌تواند روی پروژه سپری کند و برخی از مسوولیت‌های تصمیم‌گیری پروژه را به تیم راهبری تفویض می‌کند.

من پروژه‌هایی را با موفقیت به انجام رسانده‌ام که هر کدام، بر حسب معیارهای مذکور، با یا بدون کمیته راهبری بوده اند، اما هر پروژه موفقی همیشه پشتیبان پروژه‌‌ای دارد که در پروژه درگیر شده است.

چگونه اتفاق می‌‌افتد

1- پشتیبان پروژه در سازمان یا خیلی

رده- بالا یا خیلی رده -پایین است

فقط به این دلیل که کسی مایل به پشتیبانی پروژه شماست، به این معنا نیست که شما پشتیبانی درستی برای پروژه خود دارید. مطلوب است که پشتیبان پروژه شما اقتدار تصمیم‌گیری درباره‌ نواحی درون پروژه را داشته باشد، در عین حال که باید آنقدر به کار نزدیک باشد که معنای مسائلی را که پیش می‌آید بفهمد. اگر پشتیبان شما زیاده از حد رده پایین باشد، بعید است که قادر باشد تصمیمی بگیرد که بی‌بروبرگرد باشد و باید پیش از اجرای تصمیمات، از مدیریتش کسب اجازه کند.

اگر پشتیبان شما زیاده از حد رده - بالا باشد، محتمل است که تصمیمات به راحتی گرفته شوند، اما احتمالا نتوانید بهترین استفاده را از مدیریت ببرید، زیرا دیگران در سطوح پایین‌تر هم می‌توانستند تصمیماتی را که شما به آنها نیاز داشتید،

اتخاذ کنند.

2- پشتیبان پروژه با هجمه مسائلی روبه‌رو می‌شود که می‌توانستند توسط یک کمیته راهبری حل و فصل شوند.

برای تصمیم بر سر اینکه به یک کمیته‌ راهبری نیاز دارید یا خیر، باید آن ضروریاتی را در نظر بگیرید که تهیه‌ آنها را از پشتیبان چشم دارید؛ علاوه بر آن ببینید که تصمیم‌گیری‌ها را می‌توان در سطحی پایین‌تر از کمیته‌ راهبری به انجام رساند یا خیر. اگر دائما برای موضوعاتی به پشتیبان پروژه رجوع کنید که مدیران دیگر نیز از پس آنها برمی‌آیند، ممکن است پشتیبان خود را از کوره به در ببرید و مثل «چوپان دروغگو»، هر وقت کمک جدی از او خواستید، بی‌نصیب بمانید. این اتفاق می‌تواند شما را در موقعیت بسیار دشواری قرار دهد.

3- کاری کردید که پشتیبان پروژه برای فهم پروژه شما زیاده از حد زحمت بکشد

خود من، در محیط‌های کاری پروژه‌هایی که مسوول‌شان بوده‌ام، هرگز به پشتیبان چیزی به جز اسلاید ارائه نداده‌ام. او با این اسلایدها سیر پروژه را مرور می‌کرد و به درخواست کمک من پاسخ می‌داد. کلا در نظر داشته باشید که زمان محدودی برای سروکارداشتن با پشتیبان در اختیار دارید، پس باید آن چه را از او می‌خواهید به شیوه‌ای موثر و موجز ارائه دهید. کاملا مراقب باشید که چه اطلاعاتی را در اختیار حامی خود می‌گذارید، چه میزان از جزئیات را به او می‌گویید و از او چه مطالبه‌ای در راستای موفقیت

پروژه می‌کنید.

شما روی طناب باریکی از کسب یا ازدست دادن اعتبار نزد پشتیبان قدم می‌گذارید. اگر پیشاپیش اعتبار لازم را داشته باشید، آنگاه شاید بتوانید در ارتباطات خویش با او به سطوح بالاتری بروید و جزئیات بیشتری را آشکار کنید. اما ممکن است گاه دادن این اطلاعات اضافی تاثیری منفی بر جای بگذارد، خصوصا وقتی اعتبار لازم را نزد او کسب نکرده‌اید. یکی از تکنیک‌هایی که مشاهده کرده‌ام، استفاده از اسلایدهای ضمیمه است که در صورت لزوم می‌توان آنها را ارائه داد.

گاه نیز ممکن است موقعیت‌هایی پیش بیاید که شما پاسخ پرسش‌های پشتیبان را نمی‌دانید یا جزئیات مربوط به آن را در اختیار ندارید. بهترین کار شما در این موقعیت، خیلی ساده گفتن چنین جملاتی است: «نمی‌دانم و در فلان تاریخ با پاسخ به این پرسش نزد شما باز خواهم گشت.» بهترین کار این است که سریع‌تر از زیر این بار خلاص شوید تا اینکه پاسخ احتمالی را حدس بزنید. اما حواستان باشد: «نمی‌دانم»های متعدد در طول یک جلسه می‌تواند کار شما را با مشکل جدی رویارو کند.

4- به پشتیبان پروژه نمی‌گویید که چه احتیاجی دارید

کارکردن با یک پشتیبان پروژه فعالیتی دوسویه است؛ باید آن چیزی را به پشتیبان ارائه دهید که از منظر او اهمیت دارد؛ به اين ترتیب باید بتوانید حمایت وی را زمان رخ دادن مسائل جدی کسب کنید.

این مسائل ممکن است نیاز به تغییر سیاست، عدم مشارکت یکی از اعضای تیم طبق تعهداتش و چیزهای دیگر باشد. اهمیت بسیار بسیار زیادی دارد که در ارائه‌دادن نیاز خود به پشتیبان کاملا شفاف و واضح باشید. همان‌طور که قبلا اشاره کردم، مطمئن باشید که مطالبات شما در شاءن پشتیبان باشند.

5- با پشتیبانتان یا زیاده از حد یا کم دیدار کنید

شما باید بر حسب بحرانی‌بودن و حیاتی بودن پروژه، میزان دیدارهای خود با پشتیبان را ترتیب دهید. خود من در پروژه‌هایی بودم که در آنها هر ماه تنها یک ساعت با پشتیبان دیدار می‌کردیم و در پروژه‌های دیگری نیز بوده‌ام که دیدارهای مرتب هفتگی با پشتیبان داشته‌ایم. شما باید درباره میزان دیدارها و تناوب آنها بر حسب شرایط پروژه تصمیم صحیح را بگیرید.

خلاصه نکات

مطمئن شوید که پشتیبان مالی شما جذب پروژه شده است، درگیر آن است و به طور فعالانه در پروژه حضور دارد.

درباره لزوم حضور یا عدم حضور کمیته‌ راهبری تصمیم‌گیری کنید.

موضوعاتی را به پشتیبان انتقال دهید که اهمیت لازم برای طرح نزد او را دارند.

به روشنی و وضوح با پشتیبان ارتباط برقرار کنید.

مطالبات خود را آشکارا و بدون ابهام نزد پشتیبان مطرح سازید.

در مورد میزان مورد نیاز قرار ملاقات‌ها با پشتیبان و تناوب آنها، همراه با خود وی تصمیم بگیرید.

علائم اخطار

1- پشتیبان پروژه‌ شناخته شده‌ای ندارید

اگر در حال اجرای پروژه هستید و پشتیبان شناخته‌شده در سطحی مناسب ندارید، آن وقت شاید پروژه‌ قابل اتکا و موفقی نداشته باشید. دیر یا زود پروژه‌ شما با مشکلی جدی برخورد خواهد کرد. پس باید برای پروژه‌ خود شخصی در سطحی بالا را بیابید.

2- نمی‌توانید توجه پشتیبان پروژه را جلب کنید

جلسات لغوشده، ایمیل‌های بی‌پاسخ و تلفن‌های بی‌جواب همگی نشانه‌های این هستند که پشتیبان پروژه درگیر پروژه نشده است، توجهی نمی‌کند، آدم مناسب این کار نیست یا کارهای مهمتری برای انجام‌دادن دارد. البته ممکن است پشتیبان به طور عادی برای شما وقت نگذارد؛ اما در روزهایی که واقعا او را نیاز دارید، در دسترس باشد.

3- پشتیبان پروژه شما را در مسائل مدیریتی یاری نمی‌رساند

مسوولیت پشتیبان پروژه فراهم‌آوردن راهنمایی برای موضوعات کلیدی و حیاتی پروژه است که به طور واقعی بر محصول نهایی تاثیرگذار هستند. وقتی به عوامل تاثیرگذاری درست تجهیز می‌شوید، یک پشتیبان مناسب جهت‌گیری درباره‌ی مسائل کلیدی را در زمان مناسب فراهم می‌آورد و پروژه را به پیش می‌راند.

ورق را برگردانید

1- اطمینان حاصل کنید که پشتیبان پروژه‌تان حاضر و وقف کار است.

جلسات منظم با پشتیبان خود ترتیب دهید و مطمئن شوید که وی مسائل شما و مشکلات شما را می‌داند و موتور محرکه پروژه را نیز می‌فهمد.

2- انتظارات پشتیبان پروژه‌تان را شفاف سازید.

انتظارات پشتیبان پروژه را همان ابتدای پروژه به خوبی مشخص کنید تا مطمئن شوید که نتیجه‌ مورد نظر هر دوی شما یکسان است.

3- زمانتان را با پشتیبان پروژه‌تان تطبیق دهید.

شاید مدیر پروژه فهرست طویلی از کارهای مورد نظرش را داشته باشد و نخواهد زمان زیادی را برای کارهای دیگر از دست دهد. پس لازم است که زمان ارتباط خود با وی را بهینه کنید.

4- برای پشتیبان پروژه واضح توضیح دهید که برای موفقیت چه نیازهایی دارید.

همان‌طور که قبلا گفتم، مطمئن باشید که مطالباتتان درخور شان پشتیبان هستند و نیز تصمیم‌گیری‌هایی را به وی واگذار نمی‌کنید که دیگران هم از پس آنها برمی‌آیند.

5- گزینه‌ توقف پروژه را نیز به طور جدی روی میز بگذارید.

اگر نتوانستید به خوبی پشتیبان مناسبی را درگیر پروژه کنید، باید به طور جدی روی توقف کامل پروژه فکر کنید.